Razmena dokumentacije između preduzeća i knjigovođe svakodnevni je deo poslovanja. Ulazni i izlazni računi, fiskalni računi, izvodi, ugovori, rešenja i druga dokumenta često se dostavljaju putem različitih kanala — elektronskom poštom, aplikacijama za razmenu poruka, ličnim donošenjem ili fotografisanjem mobilnim telefonom.
Problem nastaje kada se dokumentacija istovremeno šalje na više mesta, bez jasne evidencije o tome šta je dostavljeno, kada je poslato i ko je dokument preuzeo u obradu. Tada raste mogućnost da neki dokument bude propušten, zakasni ili ostane neobrađen.
Dobro organizovana digitalna razmena dokumentacije može značajno da pojednostavi ovaj proces. Njena svrha nije samo da zameni papir, već da omogući sigurniju, pregledniju i pouzdaniju saradnju između klijenta i računovodstvene agencije.
Kada se dokumentacija šalje na više različitih mesta
U svakodnevnoj praksi dokumentacija se često dostavlja bez jedinstvenog pravila. Jedan račun stiže elektronskom poštom, drugi putem aplikacije za razmenu poruka, treći se donosi u papirnom obliku, dok se četvrti fotografiše i šalje zaposlenom u računovodstvu.
Svaki od ovih načina pojedinačno može da funkcioniše. Međutim, njihovo istovremeno korišćenje otežava kontrolu kompletnosti dokumentacije.
Knjigovođa tada mora da proverava više izvora, preuzima priloge, razvrstava dokumenta i utvrđuje da li je nešto već dostavljeno. Klijent, sa druge strane, često nema pouzdanu potvrdu da je poslati dokument zaista primljen i prosleđen odgovornoj osobi.
Posledice mogu biti:
- propušteni ili izgubljeni dokumenti;
- višestruko slanje istog dokumenta;
- zakašnjelo knjiženje;
- nepotpuna dokumentacija;
- otežano praćenje rokova;
- dodatni pozivi i poruke radi provere prijema;
- veći rizik od nesporazuma između klijenta i računovođe.
Zbog toga način dostavljanja dokumentacije nije samo tehničko pitanje. On neposredno utiče na kvalitet, tačnost i efikasnost računovodstvenog procesa.
Jedno mesto za dostavljanje i pregled dokumentacije
Digitalna aplikacija ili korisnički portal omogućava da klijent dokumentaciju dostavlja na jednom, unapred određenom mestu.
Umesto traženja odgovarajuće adrese elektronske pošte ili slanja dokumenta konkretnom zaposlenom, korisnik se prijavljuje na svoj nalog, bira vrstu dokumenta i dostavlja datoteku ili fotografiju.
Na taj način svaki dokument može da bude povezan sa:
- konkretnim klijentom;
- vrstom dokumentacije;
- datumom dostavljanja;
- kratkim opisom;
- odgovornim računovođom ili operaterom;
- trenutnim statusom obrade.
Centralizovana evidencija olakšava pregled i klijentu i računovodstvenoj agenciji. Klijent može da vidi šta je poslao, dok računovođa dobija urednije razvrstanu dokumentaciju spremnu za proveru i dalju obradu.
Slanje dokumenta mobilnim telefonom
Jedna od najkorisnijih funkcija ovakvih rešenja jeste mogućnost da se dokument fotografiše i pošalje neposredno nakon prijema.
Na primer, odgovorno lice može da fotografiše račun dok se još nalazi na službenom putu ili u poslovnom objektu, izabere odgovarajuću kategoriju i prosledi ga računovođi.
Ovakav način rada može da smanji mogućnost da papirni dokument bude zaboravljen, izgubljen ili dostavljen nakon isteka važnog roka.
Ipak, fotografisanje dokumenta mora da bude praćeno osnovnim pravilima kvaliteta. Fotografija treba da bude čitljiva, pravilno usmerena i da prikazuje ceo dokument. Ako podaci nisu jasno vidljivi, računovođa bi trebalo da ima mogućnost da dokument odbije i zatraži njegovu ponovnu dostavu.
Brzina slanja ne sme da bude važnija od čitljivosti i potpunosti dokumentacije.
Status dokumenta smanjuje potrebu za dodatnim proverama
Kod klasičnog slanja elektronskom poštom klijent često ne zna da li je dokument samo stigao u prijemno sanduče ili ga je neko već pregledao i obradio.
Digitalni sistem može svakom dokumentu da dodeli odgovarajući status, na primer:
- poslat;
- primljen;
- u obradi;
- odobren;
- potrebna dopuna;
- odbijen.
Na ovaj način klijent dobija jasniju informaciju o tome šta se sa dokumentom dešava, a računovodstvena agencija lakše prati obim primljene i neobrađene dokumentacije.
Status dokumenta, međutim, mora da bude jasno definisan. Oznaka „primljen“ ne mora automatski da znači da je dokument knjigovodstveno ispravan ili proknjižen. Ona može samo da potvrdi da je datoteka evidentirana u sistemu.
Zbog toga korisnici treba unapred da znaju značenje svakog statusa.
Dodela klijenta nadležnom računovođi
U računovodstvenim agencijama jedan zaposleni najčešće vodi određenu grupu klijenata. Digitalni sistem može omogućiti da se svaki registrovani klijent poveže sa nadležnim računovođom ili operaterom.
Time se smanjuje potreba za ručnim prosleđivanjem dokumentacije unutar agencije. Odgovorna osoba dobija pregled dokumenata svojih klijenata, dok administrator može da prati raspodelu poslova i, kada je potrebno, promeni zaduženje.
Takva organizacija je naročito značajna u periodima povećanog obima posla, tokom odsustva zaposlenih ili kada dokumentaciju jednog klijenta privremeno preuzima drugi računovođa.
Sistem tada ne predstavlja samo mesto za čuvanje dokumenata, već i sredstvo za bolju organizaciju rada.
Zaštita poslovnih i ličnih podataka mora biti prioritet
Računovodstvena dokumentacija može sadržati poslovne, finansijske i lične podatke. Zbog toga se prilikom izbora ili razvoja digitalnog rešenja ne sme posmatrati samo njegova jednostavnost korišćenja.
Neophodno je razmotriti i:
- način registracije i prijavljivanja korisnika;
- potvrdu identiteta korisnika;
- dodelu odgovarajućih ovlašćenja;
- ograničavanje pristupa samo na sopstvenu dokumentaciju;
- evidentiranje važnih aktivnosti u sistemu;
- zaštitu podataka prilikom prenosa i čuvanja;
- upravljanje lozinkama i oporavkom naloga;
- rezervne kopije podataka;
- postupanje u slučaju bezbednosnog incidenta;
- rokove čuvanja i način brisanja podataka.
Nije dovoljno da aplikacija ima korisničko ime i lozinku. Potrebno je jasno odrediti ko može da vidi, menja, preuzima ili odobrava određene podatke.
Klijent ne sme imati pristup dokumentaciji drugog klijenta, dok zaposleni treba da imaju samo ona ovlašćenja koja su im potrebna za obavljanje posla.
Digitalni trag povećava odgovornost svih učesnika
Jedna od važnih prednosti digitalne razmene jeste mogućnost evidentiranja aktivnosti.
Sistem može zabeležiti kada je dokument dostavljen, ko ga je poslao, kome je dodeljen i kada mu je promenjen status. Takva evidencija može pomoći u rešavanju nesporazuma i utvrđivanju toka postupanja.
Ipak, digitalni trag nije zamena za dobro definisane interne procedure. Računovodstvena agencija i klijent treba da se dogovore:
- koja dokumentacija se dostavlja putem aplikacije;
- ko je ovlašćen da je šalje;
- do kog roka se dokumenti dostavljaju;
- kada se smatra da je dokument uredno primljen;
- kako se postupa sa nečitljivom ili nepotpunom dokumentacijom;
- na koji način se prijavljuju hitni slučajevi i rokovi.
Tehnologija daje najbolje rezultate kada prati jasno utvrđen proces rada.
Aplikacija ne zamenjuje stručnu kontrolu računovođe
Digitalizacija može ubrzati prijem, razvrstavanje i pregled dokumentacije, ali ne može sama da proceni svaki poslovni događaj.
Računovođa i dalje mora da proveri da li dokument sadrži potrebne podatke, da li odgovara stvarnom poslovnom događaju, kako treba da bude evidentiran i da li je potrebno zatražiti dodatno objašnjenje od klijenta.
Zbog toga dobra aplikacija ne pokušava da zameni stručnost računovođe. Njena uloga je da mu omogući da manje vremena troši na traženje dokumenata i administrativno razvrstavanje, a više na proveru, knjiženje, analizu i savetovanje klijenta.
Najveća vrednost digitalnog rešenja nije samo u brzini, već u boljoj organizaciji i smanjenju mogućnosti za propuste.
Šta bi kvalitetno rešenje trebalo da omogući
Pre izbora ili razvoja sistema za razmenu računovodstvene dokumentacije treba proveriti da li on odgovara stvarnim potrebama korisnika.
Kvalitetno rešenje bi trebalo da bude:
- dovoljno jednostavno da ga klijent može koristiti bez posebne obuke;
- dostupno putem računara i mobilnog telefona;
- prilagođeno slanju fotografija i dokumenata;
- organizovano prema vrstama dokumentacije;
- povezano sa jasnim statusima obrade;
- zaštićeno odgovarajućim korisničkim pravima;
- prilagodljivo načinu rada računovodstvene agencije;
- pouzdano i redovno proveravano;
- praćeno jasnim pravilima korišćenja i podrškom korisnicima.
Veliki broj funkcija ne znači nužno i bolje rešenje. Ako je aplikacija komplikovana, korisnici će nastaviti da šalju dokumentaciju starim kanalima, čime se ponovo stvara više paralelnih evidencija.
Najbolje rešenje je ono koje pojednostavljuje postojeći proces i koje korisnici mogu lako da prihvate.
Postepeno uvođenje je sigurnije od nagle promene
Prelazak na novi način dostavljanja dokumentacije ne mora da se sprovede istovremeno za sve klijente.
Razumnije je sistem najpre testirati sa manjom grupom korisnika. Tokom tog perioda mogu se proveriti registracija, prijava, slanje dokumenata, obaveštenja, statusi, korisnička ovlašćenja i postupanje zaposlenih.
Povratne informacije korisnika posebno su važne. Ono što je programeru ili računovođi jasno ne mora biti jednako razumljivo klijentu koji aplikaciju prvi put koristi.
Nakon testiranja mogu se ispraviti uočeni nedostaci, pojednostaviti koraci i tek potom postepeno uključivati novi korisnici.
Zaključak
Savremeno računovodstvo ne podrazumeva samo korišćenje programa za knjiženje. Ono obuhvata i organizovan, bezbedan i proverljiv tok dokumentacije između klijenta i računovođe.
Digitalna aplikacija može da smanji kašnjenja, broj izgubljenih dokumenata i potrebu za dodatnim proverama. Ona može da omogući bolju raspodelu posla, jasniji pregled statusa i pouzdaniju evidenciju dostavljene dokumentacije.
Međutim, uspeh ovakvog rešenja ne zavisi samo od tehnologije. Potrebni su jasni postupci, odgovarajuća zaštita podataka, definisana ovlašćenja i stručna kontrola računovođe.
Digitalizacija računovodstva ne počinje složenim softverom, već jednostavnijom, sigurnijom i preglednijom razmenom dokumentacije.
Ako želite da unapredite organizaciju dokumentacije i komunikaciju sa računovodstvom, prvi korak je analiza postojećeg načina rada: gde dokumenti stižu, ko ih preuzima, kako se evidentiraju i na kojim mestima najčešće dolazi do zastoja ili propusta.
