Putni nalog i službeno putovanje u 2026. godini predstavljaju važan deo administrativnog, računovodstvenog i poreskog praćenja troškova zaposlenih. Međutim, putni nalog nije samo administrativna formalnost. Pravilno dokumentovanje službenog puta važno je kako zbog prava zaposlenog na naknadu troškova, tako i zbog pravilnog računovodstvenog evidentiranja i poreskog tretmana nastalih rashoda.
U praksi se najčešće pojavljuju pitanja: kada je potrebno izdati putni nalog, koliko iznosi dnevnica, koji troškovi mogu biti nadoknađeni zaposlenom, kada se može koristiti privatni automobil i koja dokumentacija mora postojati da bi troškovi službenog puta bili pravilno evidentirani.
Šta se smatra službenim putovanjem?
Službeno putovanje podrazumeva upućivanje zaposlenog van mesta u kojem redovno obavlja posao radi izvršenja određenog poslovnog zadatka.
Razlog putovanja treba da bude jasno povezan sa poslovanjem poslodavca. To može biti odlazak kod klijenta ili poslovnog partnera, prisustvovanje poslovnom sastanku, sajmu, seminaru ili obuci, obilazak poslovne jedinice, obavljanje kontrole ili izvršenje drugog poslovnog zadatka.
Posebno je važno razlikovati službeno putovanje od redovnog dolaska na posao, kao i od rada na terenu, jer njihov pravni i poreski tretman nije isti.
Putni nalog – osnovni dokument službenog puta
Pre odlaska zaposlenog na službeni put potrebno je urediti osnov za putovanje i dokumentaciju kojom se definišu najvažniji elementi puta.
Putni nalog u praksi treba da sadrži podatke o zaposlenom, mestu i cilju putovanja, datumu i vremenu polaska i povratka, prevoznom sredstvu, kao i druge podatke potrebne za pravilan obračun troškova.
Po završetku putovanja zaposleni dostavlja dokumentaciju o nastalim troškovima i, kada je to predviđeno internim aktima poslodavca, izveštaj o obavljenom službenom putu.
Drugim rečima, nije dovoljno samo izvršiti isplatu zaposlenom. Poslodavac treba da može da dokumentuje zbog čega je putovanje nastalo, da je povezano sa poslovnom aktivnošću i na osnovu čega su pojedini troškovi priznati.
Koji troškovi mogu nastati na službenom putovanju?
Najčešći troškovi službenog puta su:
- dnevnice;
- troškovi prevoza;
- troškovi smeštaja;
- putarine i parking;
- troškovi lokalnog prevoza;
- drugi opravdani troškovi neposredno povezani sa izvršenjem poslovnog zadatka.
Za troškove za koje je moguće pribaviti račun, kartu ili drugi odgovarajući dokaz potrebno je obezbediti urednu dokumentaciju.
Dnevnica za službeni put u zemlji
Dnevnica predstavlja naknadu određenih troškova koje zaposleni ima tokom službenog putovanja.
Za poreske svrhe posebno je značajan neoporezivi iznos dnevnice.
Od 1. februara 2026. godine neoporezivi iznos dnevnice za službeno putovanje u zemlji iznosi 3.471 dinar.
Važno je naglasiti da neoporezivi iznos nije isto što i iznos dnevnice koji poslodavac mora da isplati zaposlenom.
Pravo zaposlenog i visina naknade uređuju se u skladu sa propisima o radu, opštim aktom poslodavca i ugovorom o radu, dok poreski propisi određuju granicu do koje se na odgovarajuću naknadu ne plaća porez.
Zato u praksi uvek treba razlikovati pravo zaposlenog na naknadu troškova od poreskog tretmana te naknade.
Službeno putovanje u inostranstvo
Kod službenog putovanja u inostranstvo obračun je složeniji.
Pored trajanja putovanja, potrebno je pravilno utvrditi relevantno vreme polaska i povratka, način prevoza, nastale troškove, kao i druge činjenice od značaja za obračun dnevnice i naknadu troškova.
Kod ovih putovanja posebno je važno uredno čuvati avionske i druge prevozne karte, račune za smeštaj, račune za lokalni prevoz i ostalu dokumentaciju kojom se dokazuju nastali troškovi.
Troškovi smeštaja
Troškovi smeštaja na službenom putovanju mogu se nadoknaditi zaposlenom prema priloženom računu.
Zbog toga račun hotela ili drugog smeštajnog objekta predstavlja važan deo dokumentacije službenog puta.
U praksi je korisno da poslodavac svojim internim pravilima definiše dozvoljenu kategoriju smeštaja, eventualna ograničenja troškova i način odobravanja izuzetaka.
Time se istovremeno zaposlenom unapred daju jasna pravila, a poslodavcu omogućava bolja kontrola troškova.
Troškovi prevoza
Zaposlenom se mogu nadoknaditi dokumentovani troškovi prevoza nastali tokom službenog putovanja.
To mogu biti avionske, autobuske i železničke karte, troškovi javnog i lokalnog prevoza i drugi opravdani troškovi, u zavisnosti od prirode službenog puta i pravila poslodavca.
Računi, karte i druga dokumentacija treba da budu povezani sa konkretnim putnim nalogom i poslovnom svrhom putovanja.
Korišćenje privatnog automobila u službene svrhe
U praksi se često pojavljuje situacija da zaposleni, uz odobrenje poslodavca, koristi sopstveni automobil za službeno putovanje ili u druge službene svrhe.
Takvu mogućnost treba unapred odobriti i uredno dokumentovati.
Kod korišćenja sopstvenog automobila poreski propisi određuju način obračuna neoporezivog dela naknade. Od 1. februara 2026. godine maksimalni neoporezivi iznos ove naknade iznosi 10.121 dinar mesečno, uz primenu zakonom propisanog načina obračuna.
Zbog toga nije dovoljno samo navesti broj pređenih kilometara. Potrebno je pravilno dokumentovati službenu svrhu puta, relaciju, korišćenje vozila i izvršiti obračun u skladu sa važećim propisima.
Praktičan primer – službeni put Novi Sad–Beograd–Novi Sad
Zaposleni je upućen iz Novog Sada u Beograd radi sastanka sa poslovnim partnerom.
Pre polaska poslodavac izdaje putni nalog u kojem navodi svrhu putovanja, odredište, datum putovanja i odobreno prevozno sredstvo.
Zaposleni polazi iz Novog Sada u 7.00 časova, a sa službenog puta vraća se u 20.30 časova istog dana.
Ukupno trajanje službenog puta iznosi 13 sati i 30 minuta.
Za potrebe obračuna utvrđuje se pripadajuća dnevnica prema trajanju službenog puta i pravilima koja poslodavac primenjuje, uz poštovanje poreskih propisa koji određuju neoporezivi iznos.
Ako je zaposlenom odobreno korišćenje sopstvenog automobila, putni nalog treba da sadrži odgovarajuće podatke o relaciji i korišćenju vozila, a naknada se obračunava prema propisanom načinu.
Ukoliko je zaposleni tokom puta platio putarinu i parking u Beogradu, uz obračun prilaže odgovarajuće račune odnosno potvrde o plaćanju.
Po povratku sa službenog puta kompletna dokumentacija može da obuhvati:
- putni nalog;
- podatke o vremenu polaska i povratka;
- obračun pripadajuće dnevnice;
- dokumentaciju za korišćenje sopstvenog vozila, ako je ono odobreno;
- račune za putarinu;
- račun za parking;
- ostale račune nastale u vezi sa službenim putem;
- izveštaj sa službenog puta, ukoliko ga poslodavac zahteva.
Na ovaj način postoji jasna dokumentaciona veza između poslovne svrhe putovanja, nastalog troška i njegovog računovodstvenog evidentiranja.
Zašto je dokumentacija toliko važna?
Najveći problem kod službenih putovanja često nije sam iznos troška, već nedostatak dokaza da je trošak zaista nastao u poslovne svrhe.
Putni nalog, računi, karte, dokaz o smeštaju, evidencija korišćenja vozila i odgovarajući izveštaj zajedno stvaraju dokumentacionu osnovu za knjiženje i odgovarajući poreski tretman troškova.
Posebnu pažnju treba obratiti kada su troškovi neuobičajeno visoki, kada nedostaju računi ili kada nije dovoljno jasno utvrđena poslovna svrha putovanja.
Najčešće greške poslodavaca
U praksi se pojavljuju putni nalozi koji se izrađuju naknadno, nepotpuni podaci o vremenu polaska i povratka, nedostatak računa, nepravilno obračunate dnevnice, kao i troškovi kod kojih nije dovoljno jasno dokumentovana veza sa poslovanjem.
Problem može nastati i kada firma ima veliki broj službenih putovanja, a ne postoji jedinstvena procedura za njihovo odobravanje, dokumentovanje i obračun.
Zato je dobro internim aktom ili procedurom precizno urediti ko odobrava službeni put, koja dokumentacija se izdaje, koji troškovi se priznaju i u kom roku zaposleni mora da izvrši obračun po povratku.
Putni nalog nije samo administrativna formalnost
Dobro uređen sistem službenih putovanja omogućava poslodavcu bolju kontrolu troškova, zaposlenom jasno definisana prava, a računovodstvu urednu dokumentaciju za evidentiranje poslovnih rashoda.
Posebno kod firmi koje često šalju zaposlene na službena putovanja, nekoliko jasno definisanih internih pravila može sprečiti veliki broj naknadnih računovodstvenih i poreskih problema.
Bilanscontrol savet: Pre isplate troškova službenog puta proverite da li postoji odgovarajući osnov za putovanje, uredan putni nalog i dokumentacija kojom se mogu dokazati nastali troškovi. Dobra dokumentacija i jasno definisana interna procedura predstavljaju jedan od najboljih načina za smanjenje računovodstvenog i poreskog rizika.
Napomena: Ovaj tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja individualni poreski, pravni ili računovodstveni savet. Primena propisa zavisi od konkretnih okolnosti svakog pojedinačnog slučaja. Pre donošenja poslovnih odluka preporučuje se provera važećih propisa i konsultacija sa stručnim licem.
Autor: Bilanscontrol Novi Sad
